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办公室里有很多文件，用塑料文件夹整理最合适，但要是选不对、整理不好，文件还是会乱，找的时候很费劲。这几个选文件夹和整理文件的技巧，办公族一定要学会。​
首先选塑料文件夹的 “类型”，按文件的用途和数量选。经常要拿出来看的文件，比如合同、报表，选 “活页文件夹”，这种文件夹能打开，里面有活页夹，文件能随时取出来，看完还能放回去，不会乱；不常拿出来的文件，比如旧档案、历史资料，选 “固定文件夹”，这种文件夹是密封的，只有一个开口，文件放进去后不容易掉出来，还能防尘；文件数量多的时候，选 “多层文件夹”，比如有 5 层、10 层的，一个文件夹能装很多文件，不用放很多个文件夹，省地方；文件数量少的时候，选 “单层文件夹”，简单实用，不会浪费。​
然后看文件夹的 “细节”，有这几个细节的更好用：带标签的，文件夹侧面有标签栏，能写清楚里面装的是什么文件，比如 “2024 年 10 月报表”“项目合同”，找的时候不用一个个打开看，省时间；带防滑条的，文件夹的边缘有防滑条，拿的时候不容易滑手，尤其是手里拿很多文件夹的时候，不会掉；带颜色的，用不同颜色的文件夹分类，比如红色装合同、蓝色装报表、绿色装资料，一看颜色就知道是什么文件，找的时候更快。别选没标签、没防滑条的透明文件夹，找文件的时候麻烦，还容易滑手。​
整理文件的时候要 “分类清晰、定期清理”。先把文件按类型分，比如分为合同类、报表类、资料类、通知类，每类用一个颜色的文件夹装；同一类文件再按时间分，比如 2024 年的报表、2023 年的报表，分别装在不同的文件夹里，或者在一个多层文件夹里按时间顺序放；每个文件夹里的文件要按页码或者时间顺序排好，比如报表按 1 月、2 月、3 月的顺序放，找的时候从前往后翻就行。另外，定期清理文件，比如每个季度清理一次，把没用的文件、过期的文件挑出来，比如去年的通知、没用的草稿，该扔的扔，该存档的放进档案盒，别让文件夹里堆太多没用的文件，影响找有用的文件。​
使用文件夹要注意 “别装太满、别暴晒”。文件夹别装太多文件，比如单层文件夹最多装 20 张纸，装太多会把文件夹撑变形，还不容易打开；多层文件夹每层别装太多，不然会把层与层之间的分隔压坏，文件会混在一起；塑料文件夹别放在太阳下暴晒，也别靠近暖气，不然会变脆、变形，用不了多久就会坏，平时放在文件柜里，避免阳光直射。​
选对、整理好塑料文件夹，办公室的文件整整齐齐，找的时候不用慌，节省时间，工作也能更高效，办公族花点心思在文件夹上，很值。